Einen gesetzlichen Aufgabenkatalog für die Verwaltung von Mietobjekten gibt es nicht. Insofern ergeben sich die Aufgaben einer Hausverwaltung einzig aus der getroffenen vertraglichen Vereinbarung zwischen Objekteigentümer und Hausverwaltung.
Die Aufgaben des Hausverwalters werden in zwei Bereiche unterschieden: Die kaufmännische- und die technische Verwaltung. Für den technischen Bereich werden in der Regel über die Verwaltung Fremdfirmen engagiert.
Kaufmännische Aufgaben:
- Vereinnahmen und Verwaltung der Mieten und Betriebskostenzahlungen
- Anpassung der Mieten bei Index- und Staffelmietvereinbarungen oder anhand von Vergleichsmieten
- Verhandeln und Gestalten von Mietverträgen und Nachträgen sowie sonstigen gebäudespezifischen Verträgen sowie Erhaltung sämtlicher Ansprüche aus Mietverhältnissen
- Außergerichtliches Forderungsmanagement gegenüber den Mietern und sonstigen Schuldnern
- regelmäßige Abrechnung in vereinbarten Intervallen gegenüber dem/den Eigentümer(n)
- Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnungen
- Bezahlung anfallender Kosten
- Beauftragung und Bezahlung von Versorgungsleistungen (Abfall, Strom, Wasser etc.)
- Prüfung monetärer Vorgänge auf Richtigkeit und Effizienz (Miethöhe, Versicherungskosten usw.)
- Abwicklung von Versicherungsschäden (Schadensregulierung)
- Umfang der Führung von Büchern wie Objekt- und Mieterakten
- Sorge der Haus-und Wohnordnung
- Kautionsverwaltung
- Korrespondenz mit Behörden, Dienstleistern, Mietern, Nachbarn, u.a.
- Budget und Wirtschaftsplanung
- Erstellung von Objektberichten und sonstigen Auswertungen für den Eigentümer
- Wohnungsabnahmen und Sorge der Neuvermietung
- andere kaufmännische Aufgaben (unter anderem die Prüfung und die Optimierung von Energielieferverträgen)
Technische Aufgaben:
- Betrieb und Kontrolle von Einrichtungen (z. B. Klingelanlage, Heizung, Aufzug)
- Kontrolle/Überwachung von Dienstleistern (z. B. Reinigung, Gartenpflege, Hausmeister)
- Durchführen/Kontrolle von Instandhaltungsmaßnahmen (Wartung, Inspektion, Instandsetzung)
- Durchführen von Modernisierungen, meist nach Rücksprache mit dem/den Eigentümer(n)